Datenschutzerklärung
für die Anmeldung zu Veranstaltungen des Mehrwert LARP e.V.
1. Hinweis zur verantwortlichen Stelle
Die Datenverarbeitung im Rahmen dieses Anmeldeformulars erfolgt durch:
Mehrwert LARP e.V.c/o Joschka Krüger
Am Kronsberg 7A
21379 Rulsdorf
Telefon: 09521 619170
E-Mail: kontakt@sternenblut.org
Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten entscheidet.
2. Zweck der Datenverarbeitung
Die im Formular erhobenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich zu folgenden Zwecken verarbeitet:
- Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Liverollenspiel-Veranstaltungen
- Verwaltung der Teilnehmenden
- Erfassung aller veranstaltungsrelevanten Daten
- Kommunikation im Zusammenhang mit der jeweiligen Veranstaltung oder der Kampagne einer LARP-Orga
Eine Verwendung der Daten zu anderen Zwecken erfolgt nicht.
3. Verarbeitete Daten
Je nach Veranstaltung und Formular können insbesondere folgende Daten erhoben werden:
- Name und Adressdaten (als Vertragsgrundlage)
- Handynummer
- E-Mail-Adresse
- Frage nach der Volljährigkeit oder Geburtsdatum
- Veranstaltungsbezogene Angaben (z. B. Charakterinformationen, organisatorische Hinweise)
- Frage zu unerwünschten Spielinhalten (freiwillige Angabe)
- Fragen zu Verpflegungswünschen
- Frage zum Vorhandensein einer Haftpflichtversicherung
- Frage zu medizinischen Fähigkeiten
Die Angabe der Daten ist freiwillig, jedoch für eine Teilnahme an der Veranstaltung erforderlich.
4. Verwendete Software und Hosting
Für die Anmeldung nutzen wir OrkCT, eine selbstgehostete Open-Source-Software zur Veranstaltungsverwaltung. Die Anwendung wird auf einem eigenen Server in Deutschland betrieben. Es werden keine Drittanbieter für die Formularverarbeitung oder Datenspeicherung eingesetzt.
Die im Formular eingegebenen Daten werden ausschließlich in der eigenen Datenbank des Vereins gespeichert. Ein Zugriff durch externe Dienstleister findet nicht statt.
Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen) sowie – soweit eine ausdrückliche Einwilligung eingeholt wird – Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
5. Server-Logfiles
Der Webserver protokolliert bei jedem Seitenaufruf automatisch technische Zugriffsdaten in sogenannten Server-Logfiles. Dabei werden erfasst:
- IP-Adresse des anfragenden Geräts (anonymisiert nach kurzer Zeit)
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Aufgerufene URL
- Verwendeter Browser und Betriebssystem
- HTTP-Statuscode
Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung des technischen Betriebs und zur Abwehr von Angriffen verarbeitet (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine Zusammenführung mit anderen Datenbeständen oder eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Die Logs werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht.
6. Cookies und Sessions
Diese Website setzt ausschließlich einen technisch notwendigen Session-Cookie ein. Dieser Cookie enthält keine personenbezogenen Daten, sondern lediglich eine zufällige Sitzungs-ID, die es dem Server ermöglicht, zusammengehörige Anfragen (z. B. beim Ausfüllen eines Formulars) einander zuzuordnen. Der Cookie wird beim Schließen des Browsers automatisch gelöscht.
Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies gesetzt. Eine Einwilligung für Cookies ist daher nicht erforderlich.
7. E-Mail-Versand
Im Rahmen der Veranstaltungsorganisation werden über das Anmeldesystem E-Mails an die angegebene E-Mail-Adresse versandt. Dies umfasst insbesondere:
- Eine Bestätigungs-E-Mail unmittelbar nach der Anmeldung mit einem Bestätigungslink (Double-Opt-In). Die Anmeldung wird erst nach Klick auf diesen Link als verbindlich registriert. Nicht bestätigte Anmeldungen werden nach Ablauf der Frist automatisch gelöscht.
- Weitere veranstaltungsbezogene Nachrichten der jeweiligen Orga, z. B. Anmeldebestätigungen, Zahlungsinformationen oder Rückmeldungen zu eingereichten Unterlagen.
Der E-Mail-Versand erfolgt technisch über die Postfach-Infrastruktur des Vereins, die auf Google Workspace basiert, einem Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Beim Versand werden Empfängeradresse und Inhalt der jeweiligen E-Mail über Google-Server übertragen. Die vollständigen Anmeldedaten werden dabei nicht an Google übermittelt.
Mit Google besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO. Google kann Daten in Drittstaaten (z. B. USA) verarbeiten; hierfür bestehen geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO (Standardvertragsklauseln). Google ist zudem nach dem EU-US Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert. Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy
Rechtsgrundlage des E-Mail-Versands ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung im Rahmen der Veranstaltungsanmeldung).
8. Zugriff auf die Daten
Zugriff auf die gespeicherten Daten haben ausschließlich:
- Orga-Mitglieder der jeweiligen Veranstaltung
Der Zugriff erfolgt nur, soweit dies zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung erforderlich ist.
9. Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange sie für die Durchführung und Nachbereitung der jeweiligen Veranstaltung bzw. Kampagne erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks werden die Daten gelöscht.
10. Weitergabe von Daten
Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht, sofern keine gesetzliche Verpflichtung besteht oder dies zur Durchführung der Veranstaltung zwingend erforderlich ist.
11. Rechte der betroffenen Personen
Betroffene Personen haben jederzeit das Recht auf:
- Auskunft über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung der Daten (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
- Beschwerde bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde
Anfragen können jederzeit an die oben genannte Kontaktadresse gerichtet werden.
12. Einwilligung und Widerruf
Mit dem Absenden des Anmeldeformulars und der anschließenden Bestätigung per E-Mail (Double-Opt-In) erklären sich die Teilnehmenden mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gemäß dieser Datenschutzerklärung einverstanden.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf ist an die oben genannte Kontaktadresse zu richten. Er berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.